ENTREVISTA A JOSEFINA MEDRANO

¿Cómo te iniciaste en esta profesión?

Me inicié hace un par de años gracias a una íntima amiga que me encargó su casamiento. Esa boda fue el puntapié para seguir dedicándome a esto. Ya venía organizando pequeños eventos, soy Licenciada en Administración de Empresas y siempre me gustó todo lo que implique organizar. Cada vez que lo hacía, lo disfrutaba mucho tanto en el ámbito familiar como en el laboral (organicé varios eventos en los distintos trabajos que he tenido).

¿Cuales son los servicios que ofreces?

Este es un tema que es muy importante aclarar, ya que la gran mayoría de la gente cree que contratar un organizador de eventos implica un gasto excesivo pensando en que sólo se ofrece la organización completa del evento. La realidad es que hay distintas opciones. Alguien que no tenga la posibilidad de costear una organización completa puede ser asesorado en cuestiones principales y pagar solo por una consultoría. En algunas ocasiones doy entrevistas para presupuestos que luego no se cierran y sin embargo, en ese primer encuentro con los celebrantes les doy muchísima información sobre un mundo que ellos no conocen. Pasa sobre todo con los novios ya que es un mundo que se desconoce: proveedores,tiempos,tendencias. En una charla con los novios uno puede brindar todo ese conocimiento por una módica suma y a lo mejor ya les abrís el camino y los ayudas a definir un montón de temas con las cuales ya pueden seguir. La propuesta que ofrezco se adapta a cada cliente, es a medida, todo es conversable en función de lo que necesite el cliente.

Por eso es fundamental tener una primer entrevista, porque esta es una actividad que todavía no está totalmente desarrollada en nuestra ciudad y surgen dudas respecto a lo que hacemos, qué servicios damos, qué incluye. No es inalcanzable económicamente hablando, uno invierte en un organizador de eventos pero tiene infinidad de ahorros en el resto de la fiesta ya que nosotros conocemos todos los rubros, los distintos proveedores, las opciones que hay. También es un ahorro de tiempo lo cual no es un tema menor.

¿Con cuánto tiempo hay que empezar a preparar un evento?

Depende del tipo de evento. Lo que más tiempo suele requerir es una boda o cumpleaños de 15 y se empieza a planear al menos un año antes sobre todo por la elección del lugar. De un año a la fecha de la boda el organizador va generando un cronograma de las distintas decisiones que hay que ir tomando. Definir el lugar es lo principal porque es lo que puede estar agotado sobre todo porque hay una estacionalidad en esto, es decir, todos se casan generalmente en los mismos meses.
En eventos mas chicos con un mes o 20 días alcanza dependiendo la magnitud.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un organizador de eventos?

Lo más importante para mí es la forma en la cual el que decide celebrar llega al día del evento ya sea que se casa, que festeja su cumpleaños, el de su hija. Gran parte de lo que me motivó a dedicarme a esto fue pensar en cuánta gente llega muy mal a ese día y no lo puede disfrutar. La gente planea con bastante anticipación un evento y eso lleva mucha energía y dinero. Se pasa tan rápido, son solamente 8 o 9 hs de fiesta por lo cual hay que disfrutar el proceso también. Elegir tu catering, tu decoración, pensar en los detalles que van a hacer que tu fiesta sea la tuya y no la de cualquier otro. Se han complejizado mucho los eventos, ahora y gracias a la cantidad de información que hay también la gente no quiere cualquier evento. El cliente tiene conocimientos sobre tendencias, sobre cómo se casan en EEUU, en Australia, etc. Entonces cuando vos decís "lo hago yo" hay que saber que son demasiadas cosas en un momento en el cual además tenés toda una carga emotiva y otras cuestiones para procesar.

¿Que es lo que todavía falta saber en el ámbito local sobre la organización de eventos?

La gente tiene que terminar de entender que no es un servicio económicamente inalcanzable y que no es en absoluto un servicio snob.

¿Cuál es el proceso más complejo a la hora de organizar un evento?

Considero que el proceso más complejo es el de conocer al celebrante. Poder entenderlo en su totalidad, porque de eso también depende cómo salgan las cosas después. Poder entender su realidad,su contexto. Al cliente hay que darle lo que necesita no lo que quiere. A veces quiere una cosa pero necesita otra.
El hecho de que nos falte conocer alguna arista del celebrante,puede ser lo que genere algún imprevisto en el resultado del evento.

¿Cuáles son los puntos clave que no debemos descuidar en la realización de un evento?

Son muchas las cosas que hay que tener en cuenta como por ejemplo los invitados, las edades, las dinámicas, los gustos para lograr hacer un evento que se adapte a todo y que tenga fluidez lo cual es muy importante. No tiene que haber "baches" para sostener la mística del evento y para eso hay que pensar y prever muchas cosas.

¿Qué decisiones suelen resultarles más complicadas a quienes te contratan?

Lo que más les cuesta decidir... para una novia sin dudas es el vestido. De todos modos nosotros tratamos de simplificar todas las decisiones, las organizamos, les contamos aproximadamente cuántas decisiones van a tener que tomar, sobre qué temas y dentro de esas decisiones acotamos las opciones lo cual lo simplifica bastante.

En general, lo que más les cuesta a todos históricamente es armar las mesas. En eso ayudamos también pero es más limitado porque lógicamente uno como organizador no puede conocer a todos los invitados. Es una tarea que tiene que hacer el celebrante, uno puede aportar sugerencias. Una de las causas de esta complicación es porque la gente no está acostumbrada a confirmar. Somos muy informales con ese tema, ya es más bien un tema cultural.

¿Qué es lo más difícil que te han pedido en un evento?

Lo más difícil considero que es el hecho de depender de la cuestión climática ya que es la única variable que no podemos controlar. Obviamente se toman todas las medidas necesarias para, llegado el caso, minimizar sus consecuencias. Se evalúan previamente todos los detalles y opciones para todos los casoss.

¿Cuáles son las tendencias más actuales en organización de eventos?

Lo que considero que es una tendencia que está cobrando cada vez más fuerza son las celebraciones en las casas. Volver a celebrar en tu casa aunque contrates un organizador, aunque tercerices todos los servicios. Que festejes en tu casa no quiere decir que sea menos celebración, lo mismo que uno organiza afuera en un salón puede tener lugar en tu casa. Esto se da en varios tipos de eventos.

Por otro lado las bodas tienen hace ya unos años la tendencia de realizarse al aire libre, la celebración al mediodía y una de las mejores es que el evento sea personalizado. Se busca mucho el toque personal, tiene que haber algo que sorprenda, algo distinto, algo de lo que la gente hable.

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